Outlookメールの整理術！フォルダ作成、メール仕分けの設定方法

受信するすべてのメールをそのまま並べておく人はいませんか。
見ると大事なメールと社内ニュース、メルマガなどが混在しています。
もしお客様からのメールが画面の下に隠れていたら、見落としてしまい納期遅延やクレームにつながるかもしれません。そうならないようメールの整理整頓をしましょう。

今回は、Outlookにおけるフォルダ作成、メール仕分けの設定方法を解説します。

メールの仕分けは便利

あらかじめメールの仕分けをしておけば、重要なメールを見落とすことなく、優先度の高いものから迅速に対応することができます。
また過去のメールを見返したいときも、そのメールが他のメールに埋もれず、探し出しやすくなります。
メールの整理や探す手間がなければ、業務効率も上げられます。

また、部署異動などで職場環境が変わった場合も、以前と現在の送信元でメールが混ざってしまうことなく整理できます。

Outlookでメールを仕分けする方法

Outlookでメールを仕分けする方法は簡単です。
その方法を4つの手順に沿って解説しますので、下記をご覧ください。

※下記内容は、Microsoft Office Outlook 2007に関して、説明をしております。
バージョンが異なる際は、表記が異なる場合がございますので、ご了承ください。

1.フォルダを作成する

Outlookのデフォルトの状態では、基本的にすべての受信メールは「受信トレイ」に入ります。
これらのメールを送信元ごとにフォルダへ仕分ける方法を解説します。

1.Outlookを起動したら、「受信トレイ」の文字の上で右クリック
2.「フォルダの作成」を選択
3.「社内」「取引先」など、わかりやすいフォルダ名をつけて、「OK」ボタンをクリック

この作業にて、Outlook上にフォルダの作成が完了します。

2. 仕分けのルールを決める

実際に「どの条件にあてはまったメールがこのフォルダに仕分けられるか」のルールを設定します。

1.Outlook上部にあるタブから「ツール」を選択
2.「仕分けルールと通知の管理」をクリック
3.「仕分けルールと通知」の左側にある「新しい仕分けルール」をクリック
4.「自動仕分けウィザード」が開くので、「受信メール用に独自の仕分けルールを作成する」をクリックし、「次へ」を選択

3. 差出人の条件を設定する

仕分けのルールが決まったら、次は差出人の条件を設定します。

1.「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」のチェックボックスにチェック
2.下の「ステップ2」の欄の中に「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」が追加されるので、青色のリンクの「特定の文字」をクリック
3.仕分けをしたいメールのアドレスに含まれている文字列を入力
4.「追加」から「OK」を順にクリック

4. 指定のフォルダに振り分けを行う

下欄にルールが追加されたのを確認し、「次へ」をクリックし、指定フォルダの振り分け設定を行います。

1.「指定フォルダへ移動する」にチェック
2.下部ステップ2欄に追加された「指定フォルダへ移動する」の青字リンク「指定」をクリック
3.仕分け先のフォルダ選択画面になるので「フォルダ名」を選び、「OK」をクリック
4.「完了」を押して設定は完了

トラブルが起きた場合

メールの仕分けがうまくいかない場合は、以下の原因が考えられます。

・仕分けルールのメールアドレスが間違っている
・仕分け先のフォルダ設定が間違っている
・迷惑メールとして扱われている

メールアドレスの全角半角、大文字小文字をチェック、さらに余計なスペースが入っていないかを確認しましょう。
仕分け先のフォルダが、受信トレイのままになっているか、他のフォルダが設定されている場合もあります。
メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに自動振り分けされていないか確認しましょう。

メールの整理は注意して行うこと

上記のように、Outlookのメールの仕分け機能を活用すると、ビジネスメールの管理が楽になり、業務効率もアップするでしょう。

しかし、注意すべき点として、間違えてフォルダの削除をしてしまったや、バックアップも取らずにメールの整理などはしないようにしましょう。
Outlook内のメールデータを削除してしまうことで、お客様とのやり取りなどわからなくなり、業務に支障が出る場合もあります。

メールの整理をする際は、絶対にメールのバックアップを行った上で対応を行いましょう。

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