うっかりメールの誤送信していませんか？情報漏洩のリスクとは

顧客・取引先とのデータのやり取りにおいてメールは、SNS全盛期の現在においても、まだまだ重要なビジネスツールです。
一方でメールは、誤って送信をしてしまうと取り消しができないという大きな弱点があります。

メールの誤送信は、送信相手を不快にさせたり、信頼を損ねることにつながるだけではなく、大きなリスクを負う可能性があります。

今回はメールの誤送信がどんなリスクをもたらすか、またどのような対策をすればよいかをご紹介いたします。

誤送信によるリスクとは

メールの誤送信におけるリスク、起きる可能性があるトラブルは「情報漏洩」です。
情報漏洩は、主に「個人情報漏洩」と、「機密情報漏洩」の二つに分けることができます。

情報漏洩と聞くと、不正アクセス、あるいはデータの紛失・盗難をイメージされる方が多いのではないでしょうか。

メールの誤送信は、情報漏洩となる原因の中で不正アクセス・紛失と並び、最も起こりやすい原因の一つです。
トラブルが発生した時にはすでに遅く、現場では大混乱を招きます。
場合によっては、取引先との信用を失うだけではなく、損害賠償責任まで発展する可能性があります。

このようなトラブルを未然に防ぐためにも、誤送信のことをもっと深く理解し、対処法を知りましょう。

誤送信は、大きく分けて「送信先の間違い」と、「内容の間違い」の2つに分けられます。

①送信先の間違い

メール誤送信の原因として最も多いのが、送信先の間違いです。
送信先を間違えて、本来送る人とは別の人宛にメールを送ってしまうことにより発生してしまいます。

最近のメールには、アドレスの頭文字を入力すると、いつも送っているアドレスの候補が表示される便利な機能が備わっています。

確かに便利な機能ですが、この機能に頼りすぎていると、本来送るアドレスと見間違えて、気付かず誤送信してしまう危険性があります。

他にも、BCCに入れて送るはずが、間違えてCCを選択してしまった場合、宛先に含まれている人すべてのメールアドレスが漏れてしまいます。
宛先をよく確認しないと起きやすいミスです。

②メール内容の間違い

例えば、Aさんとのやり取りで使ったメールの内容をコピー＆ペーストして、Aさんの情報をBさんに送信してしまった場合などが該当します。

また、書きかけのまま送信してしまったり、添付したファイルの内容が間違っていたという事例もあります。

このような間違いは、ついうっかりしていたり、慌てていたりする時など、些細なことが原因で起きてしまいます。

一度起きたトラブルは対処に大変な労力を要します。
どんなときにも間違った内容を送らないという強い意識付けをしましょう。

誤送信を防ぐための対策

ここからは、メールの誤送信防止のための対策を3つご紹介いたします。

①送信前には必ずメールをよく見て確認する

慣れている人でも、焦っていると簡単なミスで起きてしまうのが誤送信です。
どのようなメールであっても、送信する前には改めて本文や添付ファイルの内容を確認するようにしましょう。
もし自分が送る相手だったら、この内容で伝わるだろうかと視点を変えてみるのも一つです。

また、何を送るか、誰に送るかに関わらず、ダブルチェックの社内ルール化をし、徹底することも効果的です。

②添付ファイルを第3者に見られないようにする

誤送信には、添付ファイルが間違っていたというケースも多くあります。
間違って第三者が受け取っても、送ったデータファイルを開けないようにすれば、安全性も向上します。方法を二つ例に挙げます。

まず、ファイルを圧縮してパスワードを設定する方法です。
メールを受け取った相手はファイルを解凍して、開く際にパスワードを要求されます。特に有名なものとして「.zip」ファイルがあります。

ただし、この方法は「セキュリティー対策や利便性の観点から適切ではない」と指摘されています。最近では、内閣府と内閣官房でのzipファイルの使用が、11月26日付で廃止することが取り上げられています。

代替案としておすすめは、オンラインストレージを用いて、リンクを発行し送る方法です。
この方法ではURLをメールの本文に入れて送信します。
メールを受け取った相手は、URLからインターネットブラウザを介してデータにアクセスできます。
しかし、この方法でもパスワードをかけていないと誰でもデータが見えてしまいます。

発行したURLにログインする際のパスワードは必ずかけるようにしましょう。

クラウドストレージ「Win-Get! Cloud TENMA」にはWEB公開機能があり、パスワードの設定や、ダウンロード回数、有効期限で発行したURLに制限をかけることができます。 (詳しくはこちらの記事もご参照ください。)

いずれの場合も、パスワードはメール本文に載せるのは控え、相手しかわからないような秘匿性の高いものに設定すると、より安全性が高まります。

③メール誤送信対策ツールを導入する

対策として、有料もしくは無料の誤送信対策ツールを導入するのも一つの手です。
例えば送信後も直接相手に送るのではなく、一定時間保留し指定時間内であれば、送信取り消しができる機能は有効です。

他にも一時保留したあと、自己や別の社員の承認がないと送信できない等の機能もあります。

費用は掛かりますが、メールの安全性を高めるのに一役買ってくれるでしょう。 ツールはネット上で多数公開されていますので、機能を比較してみるのもよいでしょう。

まとめ

今回はメールの誤送信について、そのリスクと対策を記載しました。
しかしこれだけの対策をとっていたとしても、誤送信をゼロにすることは困難です。
なぜならメールを利用するのは、日々感情や時間に追われ生きている私たち人間だからです。

だからこそ、今回ご紹介した記事のような情報リスクに対する意識は、システム管理者だけでなく、メールを利用する人であれば常日頃から意識を向けるべきです。
単に個人の能力の問題として捉えるのではなく、組織的に誤送信の起きにくい体制、風土、仕組み、教育を続けていきましょう。

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メールは便利で使いやすい一方、今回のような誤送信に限らず、意図的に不正を隠蔽したり、ネットワークウイルスの送信などの不正行為に利用されることにも注意しなければなりません。

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こちらの記事（デジタルフォレンジックはどんなことするの？技術内容を伝えます）
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