【システム管理者向け】メールによるトラブルを防ぐセキュリティ対策

電子メールは、企業内外の連絡手段として頻繁に使われています。

そのため、外部からの不正メールや内部からメール経由の情報漏えいなどに対して、システム管理者はセキュリティ対策をとっておかなければなりません。

また、普通のメールを装って機密情報や顧客情報がメールで持ち出されていないかどうかをチェックする方法を用意しておくことも必要です。

今回の記事では、メールのセキュリティ対策と企業リスクについて解説します。

外部からの不正なメールによるトラブル

・会社のメールはフィルタリング設定をする

企業外からのメールでリスクをともなうものは多岐にわたります。

スパムメールやなりすましメール、フィッシング詐欺メールなどが代表的です。

スパムメールは、収集されたメールアドレスに広告・宣伝目的で無差別に送信される迷惑メールで、フィルタリングなどの対策を行っていないと社員の業務効率を落とす要因となります。

まれに、マルウェアやウィルスが添付ファイルとして偽装されていることがあり、社内のパソコンに危害を加える可能性がゼロではありません。

・フィッシング詐欺メールかどうかを確認していますか？

なりすましメールは、友人・知人になりすましたり、受信側のメールアドレスを偽装してあたかも自分が送信したかのように見せかけたりするものです。

だまされたままでいると、重要な情報を抜き取られるおそれがあります。

フィッシング詐欺メールは、企業や銀行などの連絡メールを装い、個人情報やカード情報、ログインIDやパスワードを盗み取る悪質なメールです。

どのメールも業務に支障をきたすだけでなく、対応を誤ると内部情報の漏えいにつながりかねません。

外部メールによるトラブルへのセキュリティ対策

・社員にセキュリティ対策を推進させることが重要

トラブルを引き起こす外部からのメールは、スパムフィルタや市販のウィルス対策ソフトなどで検知して対応することができます。

さらに、不審なメールを開かないことが大切です。

例えば、メール本文のURLや添付ファイルを安易にクリックしないよう社員に徹底させることで、セキュリティ対策を推進することはできます。

しかし、高度な偽装がほどこされた悪質なメールもあるため、どれだけ対策をとっていてもメールトラブルの不安は完全に払しょくすることは難しいです。

・トラブル対策も万全な体勢を行いましょう。

二重三重にも備えていたにもかかわらずトラブルが発生してしまったときは、メールの削除にとどまらずパソコンの初期化も行わなければなりません。

その後、原因となったメールの特定作業や、必要なのに消してしまったメールデータの復旧作業を行うためには、データ復元の技術が役に立ちます。

トラブルを未然に防ぐだけでなく、トラブルが起きてしまったあとの対処方法まで用意しておけば、セキュリティ対策はより完璧に近くなるはずです。

企業内部でのメールによる不正行為のトラブル

社員の不正行為がメールを通じて行われることは、大きな企業リスクです。

社員が会社の機密情報や顧客情報をメールで外部に流し、その見返りとして利益を得たり競合他社に好条件で転職したりするケースがあります。

情報漏えいは、企業の信用問題に大きくかかわるため、明るみになれば顧客を大量に失うことになってしまうでしょう。

また、ライバル企業に機密を盗まれることは会社にとって大変な損失となり、業績悪化はさけられません。

・不正行為がメールで行われている

さらに、役員クラスの人物が機密情報を持ち出して同業種で新規企業の立ち上げを画策している可能性もあります。

例えば、社内から自分のパソコンにメールで顧客リストなどを送信して、起業後に利益を横取りしようとする意図もあるでしょう。

これらの不正行為は、会社にとって致命的な影響を与え、廃業や倒産にまでつながりかねません。そのため、しっかりとしたセキュリティ対策が求められます。

企業内部の不正メールに対するセキュリティ対策

・パソコンを使用すればするほどメールの復元は難しい

セキュリティ対策として、メールの送受信を監視するシステムを導入することも考えられます。
不正につながる可能性のある私用メールの禁止など、社内規則にするのも対策の一つです。

しかし、まるで不正を疑っているかのように思われる仕組みづくりでは、社員から反発される可能性があるので注意しましょう。

また、不正調査の方法を用意しておくことも有効なセキュリティ対策になります。

退職後に不正が発覚した場合、その元社員が使用していたパソコンを調べても該当のメールデータは消されていることがほとんどです。

市販の復元ソフトでもデータを復旧できることもありますが、メールが消されてから長期にわたってパソコンが使用されていると復元は困難になります。

なぜなら、消されたデータがあった場所に新たなデータが上書きされるので、過去の情報を読み取れなくなるからです。

また、メール本文ではなく添付ファイルとして圧縮されたデータだと、ほとんどの市販ソフトでは完全に復元することは期待できません。

不正メールへのセキュリティ対策「メール復元」で企業リスクを抑えよう

・メールは注意して使用しましょう。

システム管理者にとって、ネットワーク全般のセキュリティ対策は常に考えておかなければならないことです。

代表的なネットワークツールの一つであるメールは便利で使いやすい一方で、不正行為に利用されることにも注意しなければなりません。

しかし、どんな対策をとっていても、トラブルの発生を完全に防ぐのは難しいでしょう。不正の痕跡を調査するとき、削除されてしまったメールを復元する技術が役に立ちます。

データを復旧して不正行為の証拠保全をしておけば、もし裁判で争うことになっても有力な証拠として提出可能です。企業リスクを抑えるセキュリティ対策の要として、メール復元サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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